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VORBEREITUNGSPHASE

Büro vorbereiten

Generell gilt bei der Vorbereitung des Büros auf die Nachfolge: Je attraktiver und professioneller sich das Büro zum Übergabestichtag darstellt, desto leichter kann ein Nachfolger gefunden, desto höher ist der zu erlösende Kaufpreis und umso geringer sind die Reibungsverluste.

Deshalb gilt es in vielen Bereichen, nicht langsam das Engagement abflauen zu lassen, sondern im Endspurt die Ärmel hochzukrempeln und alle Potenziale auf Vordermann zu bringen.

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Sich selbst entbehrlich machen

Je näher der Übergabezeitpunkt rückt, desto mehr müssen Sie dafür sorgen, dass das Büro, zumindest eine Zeit lang, auch ohne Chef funktioniert.

In vielen Fällen ist hierfür die Einrichtung einer zweiten Führungsebene möglich, die mit Vollmachten ausgestattet ist, regelmäßig miteinander kommuniziert und die Vorgaben des Chefs umsetzt. Auch in einem kleinen Büro sollten Vertretungen, auch für Notfälle, etabliert werden.

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Notfallordner anlegen

Unabhängig davon, ob eine Nachfolgeregelung langfristig geplant oder abrupt und zwangsweise durch Tod oder Krankheit erfolgt, müssen die Nachfolger Zugriff auf wichtige Unterlagen haben wie:

  • Verträge
  • Versicherungen
  • Kontendaten
  • Honorarforderungen
  • Kundenlisten

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Einbindung externer Experten

Der Schwerpunkt einer erfolgreichen Regelung der Büronachfolge liegt nicht in der Aufbereitung von Zahlen und Fakten sondern in der Zusammenführung von oft unterschiedlichen Interessenslagen und Standpunkten.

Häufig entstehen in der Zusammenführung von Interessen auf Seiten des Büroübergebers und –übernehmers Differenzen, die primär kommunikative Ursachen haben. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Einbindung eines externen Experten und Moderators, der die gegenseitigen Interessen ermittelt und zusammenführt.

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Nachfolger finden

Die Suche nach einem Nachfolger gestaltet sich nicht immer leicht. Viele Büroinhaber wünschen sich ihre Tochter oder ihren Sohn als Nachfolger. In vielen Fällen verfolgen diese jedoch andere berufliche Ziele, wollen nicht selbständig tätig sein und lehnen den Antritt der Büronachfolge ab. Noch gravierender ist, wenn ein Familienmitglied, vom Nachfolger unbewusst in die Rolle des Unternehmers gedrängt wird, ohne dass es dieses wirklich möchte. Die Auswirkungen zeigen sich dann oft zu spät.

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Kompetenzprofil Nachfolger

Bei der Entscheidung für einen Nachfolger muss die wichtige Frage beantwortet werden, ob dieser hierfür geeignet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob der potenzielle Nachfolger ein Familienmitglied, ein Mitarbeiter oder externer Käufer ist. Gerade jedoch bei Familienmitgliedern und Mitarbeitern gilt, dass ein guter Projektleiter und Ingenieur nicht gleichzeitig auch automatisch ein erfolgreicher und geeigneter Unternehmer ist.

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Partnerschaft

Bei der Planung der Büronachfolge sollten Sie sich die grundsätzliche Frage stellen, ob Sie über einen definierten Zeitraum innerhalb einer Partnerschaft das Büro mit einem oder mehreren Nachfolgern gemeinsam führen möchten oder nicht. Unter anderem sollten Sie folgende Vor- und Nachteile abwägen:

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Altersvorsorge

Im Zuge der Vorbereitung der Nachfolgeregelung spielt die Frage der Altersvorsorge des Büroinhabers eine wichtige Rolle. Viele Architekten und Ingenieure waren im Rahmen ihres Bürolebenslaufes nicht in der Lage, sich in jedem Jahr ausreichend um ihre Altersvorsorge zu kümmern. Oft wird auf den Erlös eines hohen Kaufpreises für das Büro gebaut. Dies birgt allerdings hohe Risiken, denn oft reicht der Wert des Büros und der bezahlte Kaufpreis nicht nicht zur Finanzierung der Altersvorsorge, es wird ein zu hoher Kaufpreis angesetzt oder es gibt keine geeigneten Interessenten für die Büronachfolge.

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Bürowert

Die Ermittlung des Bürowertes und Kaufpreises für ein Büro gehört zu den schwierigsten und konfliktträchtigsten Aufgaben, insbesondere bei der Veräußerung des Büros an Mitarbeiter oder externe Nachfolger.

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